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Wednesday, September 14, 2011

在表演型的舞台上說出動人故事

“我們一生總是不停的奮鬥,時而熱情擁抱人生,時而執著於目標,但也曾經因為岔路而佇足,擔心選擇,害怕失敗。但是,一次不同的際遇,往往是一段精采的故事;選擇人較少的路,或許會發現新的方向。”

我最近因緣際會關係,擔任了這次 9/10 TEDxTaipei Salon - The Road LessTraveled 活動的工作人員,這次負責工作是將整個活動的相關投影片、影片等等切換投影做好的控制。從活動前一天的彩排,當天活動前的預演,到當天下午正式開始,如何將所有流程講者要分享的故事協助控制得好,這個經驗是非常難能可貴的。

活動進行中的環境介紹:
  • 舞台上講者的前方地上有兩個小螢幕,一個可以播放講者投影片,另外一個是要播放倒數計時的提示,講者的背後是一大面投影出來正在講的剪報頁面。講者身上只會有麥克風和投影片切換的遙控器。
  • 工作人員的音效、聲光、電腦控制必須在遙遠的二樓控制中心進行協助,電腦必須可以支援影片播放、投影片切換和其他音樂播放等需求。

過去我們做過台前簡報,也有過或多或少的簡報授課的經驗。但是試想今天 TEDx 這樣的舞台,要如何進行呢?又會碰到那些問題?需要志工的我們來克服。
  1. 筆記型電腦 Mac 僅會有一個影像輸出。
  2. 電腦與舞台距離非常遠,而且是不同層樓。
  3. 講者會到當天還在修改自己的檔案。
  4. 講者會給很多個人命名的檔名,包含了影片、投影片、圖片集,甚至會分版本,檔案大小也非常大。
  5. 如果有六個講者,搭配主持人等等不同播放需求,順序而言是要緊密在一起,不會有讓觀眾等待的呆滯時間。

以上你是否覺得已經面臨不曾有過的挑戰與壓力了呢?

彩排與預演階段對於志工我們而言僅是摸索環境與熟悉環境而已,更別說出包不斷、卡住連連等狀況百出。發生了檔案太大 copy 很久等待的窘境、發生了電腦抱來抱去切換螢幕造成當機發生、發生了檔案找不到播放不對的狀況、發生了協助人殺過來電腦控制台詢問某講者檔案準備齊全否實際上檔案是落在另外遙遠工作人員的身上、發生了講者準備在台上練習了卻發生螢幕打出來上下不一致情況、發生了太多慘不忍睹的狀況。

請問如果是工作人員的你我,要如何進行下午觀眾滿席的盛大活動呢?

活動預演結束活動進行前的中間休息時段,我們技術工作人員團隊招開非常重要的檢討會,做出來幾項重大的改變:
  1. 將所有手頭上所有散亂眾多版本檔案點名,抓出要活動所需的檔案。
  2. 根據活動進行的順序將檔名分出順序,何時播放影片、何時緊接投影片都排序清楚。
  3. 兩台以上的電腦都準備一份檔案,但是將各個電腦進行任務分配,哪台串接主螢幕,哪台負責影片哪台負責投影片,如何交互配合切換的分配。

最後上陣了!過程緊張緊湊,分分秒秒計較的準確切換,目標讓整個節目組合到天衣無縫的感覺。也只有在參與的當下,才能親身感受的台上講者說的動人勉勵的故事同時,也能體會到我們自己身在台下堅守崗位的幕後推手責任心與榮譽感。這次協助機會得來不易,讓我們學到志工寶貴的一課,全場的觀眾也被台上的講者感動的全體起來鼓掌最為最後的 Ending,也順利讓活動劃下完美的句點。

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