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Monday, May 2, 2011

After action review 讓重複的任務越做越好

是否發現同樣一件任務事情重複做,有的人會覺得很無趣沒有進步;有的人卻可以越來越上手,甚至得到團隊同袍的欣賞與上級長官的讚美,覺得將此任務給該位是對的選擇。關鍵在於有沒有做事後檢討。我們無法第一次做就到位做的很好,但是如果我們可以從第一次做得到尚可,第二次做開始抓到訣竅,第三次做已經駕輕就手,那麼我們就是有進步了。

After action review (AAR) 是一個結構化的回顧方式來檢討每次活動程序怎麼發生的,為什麼會這樣發生,如何可以讓它做的更好。而透過參與這個計畫或者活動事件的人們來做紀錄與分析。After action review 最原始是從 U.S. Army 做來針對任務做事後分析用的方式。AAR 發生在需要有領導人來帶領一個週期性的計畫,事先準備和實際進行與事後的研究檢討。

After action review 可以分為五個流程:
  1. 預設情況會怎麼樣發生?
    活動進行前我們就要訂好目標,沒有目標我們不會知道我們為了什麼而戰。有了明確目標不論是個人或是團體,可以有明確的方向,把力氣放在對的地方。
  2. 實際現場的情況是怎麼樣?
    往往真的有機會親臨現場的都是執行人員,這個需要有賴於執行人員做下好的紀錄,當中發生了哪些事情,造成了阻礙是否可以克服。檢核目標的清單完成了幾項,哪些過關哪些沒有達成。
  3. 為什麼會有這樣的差別?
    執行任務後,一定會發現很多在開始前所猜測推斷的,跟實際真的進行了,卻未必是如此。有些是掌握當中,有些是意料之外,為什麼會有這些發生,都是我們很好的學習方式。
  4. 從此次任務當中學到些什麼可以使下次行動更有效?
    每次任務完成一定會發現有好的地方,也會有要改進的地方,如何去裡面思考與檢討,可以讓改進的地方作為下次不要再犯。
  5. 我們現在要做些什麼?
    根據此次行動檢討,可以列出短期行動、中期行動、長期行動。有些事情是可以快速採行的,有些是要影響到整個政策或是組織行為,有些是更長遠目標有關,這有賴於這時候做個分類。
我們不論工作上或是業餘活動裡頭,一定會碰到需要反覆進行的活動,也難免會碰到自己初期不上手,或者碰到複雜把握度不夠的時候,After action review 是一套非常好的分析方式,此圖是用 Mindmip 整理出來的流程圖,過去工作上我也用此方式來解決很多有挑戰性的工作。希望 AAR 可以讓我們越來越進入狀況,越來越精進!


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想要了解更多可以閱讀 Wikipedia After action review 或者參考下這份 A leaders guide to after-action reviews

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